Está roto, llamen a mantenimiento: una orden de trabajo que es más que un ticket.

En el software de gestión de mantenimiento Fiix, crear una orden de trabajo no solo le permite a cualquier persona en tu organización comunicar problemas al equipo de mantenimiento de forma clara y fácil, también es un catalizador para que otros departamentos apoyen en las labores de mantenimiento. 

Es por eso que Fiix diseñó el portal de solicitudes de mantenimiento para que cualquier persona pueda ayudar en el proceso de dos formas claves, sin necesidad de registrarse:

• Visibilidad mejorada. Al darle a los usuarios invitados más visibilidad de todas las órdenes de trabajo, permitiéndoles buscar y rastrear, tienen mayor sensación de propiedad en el proceso, ayudándote a lograr una cultura de mantenimiento productivo total.
• Brindar contexto adicional. A través de la personalización de los formularios, los usuarios invitados pueden brindar contexto adicional basado en su área de experticia. Esto te llevará más cerca de una realidad de mantenimiento centrada en la fiabilidad, brindando a los usuarios el tiempo para pensar por qué un defecto o fallo ocurrió al momento de enviar un pedido de trabajo.

Cuando a otros roles se les anima a trabajar en conjunto con el equipo de mantenimiento a través del portal de solicitudes, hay ganancias en productividad para el equipo de mantenimiento también, tales como:

• Menos pedidos de actualizaciones. Cuando los usuarios pueden buscar, ordenar y rastrear sus solicitudes y las de otras personas, significa que otros departamentos usarán menos tiempo respondiendo pedidos de actualizaciones.

• Menos pedidos realizados. Cuando los usuarios invitados pueden ver los pedidos de otros usuarios, evitan crear tickets duplicados y pueden seleccionar varios activos en el mismo ticket de servicios.

• Mayor claridad en los pedidos. El equipo de mantenimiento puede personalizar los campos en tu formulario de solicitudes y determinar qué campos son obligatorios para asegurarse que la información crítica llegue sin necesidad de idas y venidas.

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Visibilidad mejorada que permite a todos tener el mantenimiento en primer plano

Esta filosofía, que todo el mundo en tu planta debe contribuir con el mantenimiento, es llamada Mantenimiento Productivo Total. Se ha probado que este método resulta en menos fallos, un lugar de trabajo más seguro y un mejor desempeño en general.

Entonces, si este concepto es tan aceptado, ¿por qué no hay más empresas practicándolo? Hay dos barreras importantes con las que varias empresas luchan cuando se trata del mantenimiento productivo total:

1. La mayoría de las empresas tienen dificultades con la empatía entre funciones y la comunicación que se requiere para alcanzar esta cultura.
2.  Diferentes departamentos trabajando como “silos” significa que hay información crítica que se pierde.

Es aquí donde el portal de solicitudes de trabajo puede ser una ventaja, al animar a todo el personal a tener una responsabilidad compartida en el mantenimiento.

Por ejemplo, los operarios saben cómo funciona su maquinaria al detalle, por lo que estarán en la mejor posición de identificar problemas antes de que se conviertan en fallos. El portal de solicitudes de Fiix les facilita el crear los tickets, rastrear su estado y ver otras órdenes sin necesidad de tener un usuario creado en el sistema.

El mantenimiento autónomo en conjunción con el portal puede facilitar la comunicación entre departamentos que lleva a una mejora de la productividad, un ambiente más seguro y menos detenciones.

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Capturando códigos de fallos en el camino hacia un mantenimiento centrado en la fiabilidad

Tu proceso de crear órdenes  de trabajo puede tener un rol crítico en tu proceso de Análisis Modal de Fallos y Efectos (FMEA). El portal te permite diseñar y personalizar cómo deseas que los responsables se involucren en la captura y análisis de modos de fallo. Esta información puede optimizar tu método de mantenimiento preventivo al ajustar los intervalos o tareas, eliminando mantenimientos innecesarios o añadiendo nuevos. 

Un código de fallo es una abreviación que puede servir de referencia para entender mejor por qué un activo ha fallado durante la producción. Los beneficios de añadir el campo de código de fallo a tus formularios de solicitud de trabajo viene en dos aspectos:

• Beneficio inmediato: Para asignar un código de fallo, primero debemos parar y pensar por qué un defecto o fallo ocurrieron antes de ir directamente a arreglar el problema y perder una oportunidad de mejorar.

• Beneficio futuro: Tu software de GMAO almacenará datos importantes que pueden ayudarte a identificar o priorizar modos de fallo para llevarte más cerca de lograr una estrategia de mantenimiento centrada en la confiabilidad.

Un mejor entendimiento y transparencia de los modos de fallo en toda la empresa puede llevar a mejores prácticas de trabajo, oportunidades de entrenamiento y resolución de problemas más rápida.

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Fuente: It’s broken, call maintenance: A work request process that’s more than just tickets por Christa Brown.